Área Administrativa
Archivo Central
Descripción
Esta Unidad es la encargada de centralizar todo el fondo documental de las dependencias y unidades administrativas de la institución, de acuerdo con los plazos establecidos. Además de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el periodo de vigencia administrativo
Funciones generales del Archivo Central
- Ejecutar la política del Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con la Ley 7202.
- Centralizar todo el acervo documental de la Municipalidad de Nandayure, de acuerdo con la remisión de documentos de cada oficina.
- Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional, la ejecución de políticas archivísticas de la institución.
- Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público, preparando índices, guías e inventarios.
- Recibir la documentación perteneciente al archivo de gestión de cada oficina que forme la Municipalidad de Nandayure, de conformidad con la vigencia establecida en las Tablas de Plazos de Conservación.
- Coordinar con las Direcciones de la Municipalidad, la selección de los documentos sin valor científico- cultural-histórico, para su posterior eliminación. (Comité institucional de selección y eliminación documental y comisión nacional de selección y eliminación).
- Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación de los archivos de gestión de la institución.
- Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.
- Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.
- Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El encargado formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la ley 7202.
- Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional, sobre el desarrollo archivístico de la institución, en el mes de marzo de cada año.
- Atender al público en general; tanto usuarios externos como internos.
Funciones actuales del Archivo Central
- Acopio o reunión de documentos.
- Expurgo y limpieza de documentos.
- Selección documental.
- Organización documental.
- Organización documental.
- Ordenación documental.
- Numeración o signatura.
- Descripción documental.
- Conservación.
- Archivo documental.